Giuseppe Matheus
- 25 de abr. de 2022
- 8 min de leitura

Event Storming Series Part III - Preparando e Facilitando o Workshop

Atualizado: 3 de fev. de 2023

TL;DR

No capítulo anterior falamos da terminologia dos tipos de post-its que podem ser utilizados no Event Storming, mas nem todos são necessários e determinadas combinações podem ajudar você a descobrir ou explorar melhor o que você precisa.

Esse post ficou reservado para explicar como organizar e executar esse workshop, junto com alguns templates para você poder utilizar sem restrições. 💪🏾

Legenda

Pra começarmos precisamos organizar nossa colinha para todos terem um lugar para recorrer caso a memória falhe. A legenda é essencial durante a dinâmica para relembrar os participantes de como escrever cada um e qual cor utilizar.

Preparando para Modelo Presencial

Antes da pandemia eu executava Event Storming muitas vezes e exigia energia e um checklist extenso para não esquecermos nada e proporcionarmos uma experiência única para galera do workshop, segue ela abaixo:

O Workshop se dá através de uma grande cartolina estendida no chão ou colada em uma parede, onde toda sua extensão representa uma linha do tempo da esquerda para direita, o ideal é desenhar essa seta na parte de baixo junto com a legenda "linha do tempo”. Obs: Você pode não precisar da cartolina se tiver uma grande parede disponível e sem obstáculos.
Devemos providenciar muitos pacotes de post-its e lembrar de providenciar todas as cores que irão ser capturadas durante o Workshop. Essa dinâmica é de longe a que mais consome post-it que eu conheço!
Todos os participantes precisam ter uma caneta preta para escrever post-its.
Importante: Sem mesas e cadeiras, somente a cartolina e as pessoas discutindo sobre ou em frente à ela.
Explique o workshop detalhadamente para algumas pessoas chaves e divida a responsabilidade de explicar a dinâmica para outras pessoas com elas, podem ser lideranças ou pessoas eloquentes. Não execute a dinâmica sem essas pessoas estarem confortáveis para apoiar e não tente ser o facilitador que faz tudo.
Crie um material para apresentar a dinâmica para as pessoas (ppts), torne o ambiente seguro em que todos podem colaborar.
Mostre exemplos de outros Events Stormings e suas fases.
Se possível utilize gamificação, consiga um café legal, faça breaks, sorteio de brindes e brincadeiras, e se possível música ambiente.
É comum em um workshop rodando de maneira legal as pessoas conversarem muito e fica difícil para o facilitador guia-las gritando, então certifique-se que irá ter um som, microfone e suas pilhas tenham carga!
Mantenha a legenda visível e legível num lugar acessível, preferencialmente em algum lugar dentro da grande cartolina.
Convide diferentes perfis para participar da dinâmica, assim ela terá um resultado melhor e ninguém deve ser excluído da participação. Devs e Devas, gerentes, analistas, clientes, usuários etc. Todos são muito bem vindos.
Provoque as pessoas mais novas no processo à perguntarem sobre os post-its que estão sendo escritos, provavelmente por pessoas com mais tempo de casa.
Último e não menos importante: Se preocupe com a experiência das pessoas durante o Workshop, fique atento caso exista detratores ou pessoas controlando a colaboração por algum interesse mundano.

Exemplo da grande cartolina que aparece no post: https://www.giuseppematheus.com/post/event-storming-series-come%C3%A7ando-pelo-why, mas agora talvez fazendo mais sentido:

Fonte: https://leanpub.com/introducing_eventstorming

Se todos os itens do Checklist estão Ok, podemos seguir para execução presencial que será explicada mais abaixo, antes vamos falar do modelo online também.

No formato presencial não ficamos limitados diretamente à quantidade de pessoas, somos limitados pelo tamanho da sala e pelo café 😋😋, mas para um melhor resultado é indicado não ultrapassar vinte pessoas por facilitador e não ultrapassar 50 pessoas na dinâmica.

Preparação Online

Na versão online temos algumas facilidades por não precisar correr atrás de auditórios, microfones blá blá, mas o ambiente online introduz novos problemas e por isso temos um checklist de preparação um pouco diferente.

Checklist preparação do workshop online:

Escolha a ferramenta que será utilizada para os participantes se comunicarem: Zoom, Teams, Discord, Slack Etc.
Escolha a ferramenta de board que será utilizada para os participantes colaborarem com seus post-its, por exemplo: Miro, Mural ou Lucidchart.
Em ambas as ferramentas garanta que você tenha capacidade de moderar: kickar, mutar, trocar nome, banir, bloquear, invitar usuários. Não que isso será necessário mas online podem ocorrer situações onde atividades de moderação são necessárias, o mais comum é mutar alguém que está com microfone aberto sem perceber.
Garanta que todos os convidados podem acessar ambas ferramentas, providencie acessos e chamados muito antes da data de execução!
Crie uma sala principal na ferramenta escolhida que será utilizada para o Workshop, a ferramenta que consegui facilitar com maior sucesso foi Discord, vamos chamar essa sala de #workshop ou #palco.
Crie um board para dinâmica, nele devem existir algumas sessões: A linha do tempo, um parking lot, a legenda, um Event Storming de exemplo com as fases que serão executadas e uma breve descrição da agenda do Workshop (tempos, pausas, breaks, etc).
Crie uma sala na ferramenta escolhida que será bloqueada para envio de mensagens pelos participantes e será utilizada para compartilhar links e avisos, vamos chamar de #avisos ou #atencao.
Crie uma sala na ferramenta escolhida que será usada para pedir ajuda aos facilitadores, vamos chamar #ajuda.
Crie uma sala na ferramenta escolhida que será usada somente para alertar os tempos das coisas, inicio e fim das fases, vamos chamar de #agenda.
Crie uma sala na ferramenta escolhida que será usada como colinha da terminologia e dos cartões, vamos chamar ela de #colinha.
Crie uma sala na ferramenta escolhida que será usada por todos para discussões gerais, vamos chamar ela de #lobby.

Não se preocupe, você pode utilizar qualquer um dos templates que vou disponibilizar nesse post.

Agora que falamos de tudo que é preciso para preparar o Workshop, então é preciso escolher o qual modelo executar, isso mesmo, existem dois modelos de Event Stormings um focado em jornada do usuário e outro em modelagem.

Cada modelo tem diferentes combinações dos post-its vistos no https://www.giuseppematheus.com/post/event-storming-series-part-ii-entendendo-terminologia-conceitos e possuem finalidades diferentes, são eles:

Big Picture Event Storming
Design-Level Event Storming

The Big Picture Event Storming

Como nome já diz, esse Event Storming reuni diversas pessoas críticas para negócio e os ajuda a criar uma visão de helicóptero sobre o que está sendo analisado, geralmente cadeias de valor e ou jornadas de usuário.

Benefícios:

Compartilhamento de conhecimento de maneira profunda do domínio.
É uma ferramenta confiável de exploração e descoberta.
Traz a tona muitos itens que acabam sendo escondidos ou perdidos com o tempo.
Provoca discussões sobre os elefantes brancos que ninguém gosta de falar.
Apoia na inovação e no pensamento diferente.
Proporciona uma visão de helicóptero da jornada dos clientes e suas percepções.

The Design-Level Event Storming

Novamente, como nome já diz, é focado no design das coisas, a maneira com que a empresa desenhou a solução, seus sistemas em tornos dos projetos, processos e ou jornadas de usuário.

Benefícios:

Compartilhamento de conhecimento sobre as responsabilidades dos sistemas sobre cada evento.
Traz a tona muitos itens que acabam sendo escondidos ou perdido com o tempo.
Provoca discussões sobre os elefantes brancos da arquitetura e integração.
Traz a tona necessidades de boas práticas de modelagem como DDD e Strategic Design.
Provoca discussões sobre contextos delimitados dos sistemas responsáveis pelos eventos. ( Qual time faz o que?, Arquitetura Evolutiva, Acoplamentos, Integrações, Dependências, etc)

Por muitos anos na área de TI sempre foi um tabu falar sobre arquitetura ou design de software e solução, acredito que a melhor frase seja do Steve Jobs sobre o que é design em qualquer área.

Design não é apenas o que parece e o que se sente. Design é como funciona. As coisas não precisam mudar o mundo para serem importantes. - Steve Jobs

Agora chega de checklist e teoria, vamos pra execução!

Execução, facilite seu primeiro Event Storming.

Se você correu atrás de todos os requisitos da organização, presencial ou online mencionados anteriormente, você pode seguir parar a execução do seu primeiro Event Storming.

O que diferencia o modelo Big Picture e Design-Level são os perfis das pessoas convidadas e quais post-its coletados são considerados mais importantes, vou explicar a execução principal e a mais indicada para quem está iniciando com essa técnica.

Roteiro:

Inicio 30min: Breve explicação sobre como funciona a dinâmica e as cores dos post-its, é indicado o facilitador focar na explicação da linha do tempo e deixar o entendimento de cada post-it no início de cada fase, evite querer falar de todos os post-its antes de iniciar a dinâmica.
Exemplo 15min: Faça um exemplo junto dos participantes para reforçar o conceito da linha do tempo.
Dúvidas e Acordos 15min: Reforce que o ambiente é seguro e todos podem colar post-its.
Fase Eventos 45min: Temporizador de no mínimo 45 minutos para os participantes colocarem os eventos.
Fase Comandos e Atores 45min: Temporizador de no mínimo 45 minutos para os participantes colocarem os comandos e atores.
Primeira Revisão 30min: Temporizador de no mínimo 30 minutos para os participantes organizarem e revisarem os eventos, comandos e atores.
Café 25min: Intervalo com tempo à se definir para seu contexto, sugestão de 25 minutos para banheiro e café.
Sistemas Externos 25min: Temporizador de no mínimo 25 minutos para os participantes colocarem os sistemas externos.
Dores e Riscos 30min: Temporizador de no mínimo 30 minutos para os participantes colocarem dores e riscos.
Encerramento, comemoração e próximos passos.

Não se preocupe, vamos entrar no detalhe de cada etapa do roteiro, esse exemplo é a espinha dorsal para Big Picture e Design-Level.

A seguir terá um exemplo de como seu board será recheado ao longo do roteiro:

Início

Uma sugestão de um bom início é explicar pra todos o motivo de estarem realizando esse dinâmica e tirar o máximo de dúvidas possível sobre o roteiro. Muitas vezes o pessoal pergunta bastante sobre a legenda, mas deixe nítido que ao longo de cada etapa o post-it da fase será explicado e que assim como qualquer jogo, temos regras pra seguir! 😁

Execute um bom Exemplo

Ao introduzir o exemplo, logo após a cerimônia de apresentações e início, foque em explicar a importância da linha do tempo, utilize algo simples como o exemplo de fazer um misto quente, ou realizar uma compra em um e-commerce.

É importante o exemplo ser algo comum que todos possam entender ou já conheçam, se você estiver presencial, escreva e cole os post-its que as pessoas mencionarem, caso seja possível, peça para as próprias pessoas que falarem colarem seus post-its na cartolina linha do tempo.

Caso seja online e você esteja em um board colaborativo, peça para as pessoas colocarem o post-its lá, o segundo ponto importante durante o exemplo é fazer com que as pessoas entendam que elas precisam colocar os post-its no board e não o facilitador.

Procure comemorar os primeiros post-its para engajar as outras pessoas.

Um bom tema de exemplo é o utilizado na Part I dessa série, mas é um sugestão, você pode bolar um exemplo caso conheça o contexto das pessoas que irão participar, pode ser um processo da própria empresa e conhecido por todos.

Eventos

Vamos para primeira etapa, não esqueça do cronômetro, ajude as pessoas à respeitarem a linha do tempo, ajude as pessoas à colocarem os post-its de eventos seguindo as regras de escrita e posição e mantenha a colinha a vista de todos, abaixo a colinha de eventos do Post II:

Importante:

Caso tenha post-its muito próximos peça ajuda para afasta-los, pois as próximas etapas irão trazer post-its em torno dos eventos e é necessário esse espaço entre eles. Avise antes de iniciar essa etapa a necessidade dessa distância entre eles.

Variações e Técnicas de Organização:

Big Picture Event Storming
1. Lanes: Podemos adicionar raias horizontais à linha do tempo, separando jornadas ou cadeias de valor conforme o que está sendo analisado. Você poderá encontrar exemplos nos anexos.
2. Milestones: Podemos sinalizar marcos de tempo no board. Você poderá encontrar exemplos nos anexos.
3. Pivotal Events: Analisar que eventos são cruciais para o que está sendo analisado e sinalizar eles com um separador vertical no board. Você poderá encontrar exemplos nos anexos.
Design-Level
1. Não é obrigatório os itens citados no Big Picture, mas recomendo utilizar algum deles.

Quando o tempo da fase de eventos acabar, o board deverá parecer algo assim, e talvez com muitos mais post-its, a imagem é meramente ilustrativa.

Fim da Etapa 1 - Eventos:

Antes da próxima etapa, revise os cards com as pessoas para ver se todos seguem o padrão de escrita e está tudo certo. Agradeça as pessoas por essa colaboração e comece a explicar a próxima fase: Comandos.

Comandos

Avance para segunda fase, não esqueça do cronômetro e novamente ajude as pessoas à respeitarem a linha do tempo, ajude as pessoas à colocarem os post-its de comandos seguindo as regras de escrita e posição e mantenha a colinha a vista, abaixo novamente a colinha de comandos do Post II: